برگزاری رویداد یا ایونت

وقتی صحبت از برگزاری رویداد یا ایونت به میان می آید، ناخودآگاه این مسئله به ذهن میرسد که چه کارهایی باید انجام شود؟ شروع آن چگونه است؟ چطور ادامه می یابد؟ و در آخر پس از پایان چه کارهایی لازم است. برگزاری یک ایونت مستلزم هدف گزاری، برنامه ریزی و هماهنگی است که بتواند شما را به نتیجه مورد نظر برساند. گام نخست تعیین هدف برگزاری رویداد یا ایونت است، ممکن است هدف معرفی یک محصول خاص در یک بیزنس، کنفرانس و یا بزرگداشتی مهم باشد. آژانس تبلیغاتی ادبلو می تواند در این روند یار مطمئنی برای شما باشد تا برگزاری رویدادتان به عالی ترین شکل ممکن انجام پذیرد. می ‌دانیم ایونت انواع مختلفی دارد و هر کسی برای هر مراسمی خواه رسمی و یا غیر رسمی، می ‌تواند رویدادی با توجه به نیازهای مخصوص آن، برگزار کند. برگزاری ایونت‌ ها و شرکت در آن‌ ها بخش مهمی از یک بیزنس و ایجاد روابط است؛ برای مثال در رویدادی که هدف آن رونمایی یک محصول است، تعاملی که با مخاطبان به وجود می آید باعث جلب مشتری بیشتر و در نتیجه سود بیشتر خواهد شد. انواع مختلف رویدادها شامل برگزاری کنفرانس، کنگره، سمینار، وبینار، افتتاحیه و رونمایی محصول است. برگزاری هر کدام از ایونت ها، به بودجه و برنامه ریزی مختص به خودش نیاز دارد؛ باید با توجه به هدف برگزاری آن ها تمامی نکات لازم را در نظر گرفت و بصورت تخصصی آن ها را در مراحل مختلف به کار برد.

مکان برگزاری رویداد یا ایونت

انتخاب مکان برگزاری رویداد مسئله بسیار مهمی است. باید نوع ایونت و مخاطبان هدف آن بصورت کارشناسانه آنالیز شود تا مناسب ترین مکان انتخاب شود. بعضی از ایونت ها فضای آزاد، بعضی فضاهای مدرن و بسته یا ممکن است که برخی از آن ها نیاز به برگزاری آنلاین و غیرحضوری داشته باشند؛ حتی تعداد کسانی که می خواهند حضور پیدا کنند هم در انتخاب مکان برگزاری رویداد تاثیر می گذارد. برگزاری هر رویدادی مانند کنفرانس، سمینار، کنگره و وبینار و … نیاز به مکان های مخصوص خود را دارد و روش ها و امکانات ویژه ای را طلب می کند؛ حتی اگر یک وبینار در اسکای روم باشد باید بشکلی تخصصی اداره شود و از بهترین اکانت های سایت های برگزاری وبینار استفاده کرد تا مشکلی به وجود نیاید، البته سالن های وبینار مخصوصی هم وجود دارند که یافتن مناسب ترین آن ها نیاز به تجربه و آشنایی کامل دارد. مخاطب ممکن است باتوجه به نوع رویداد، یک عابر پیاده باشد که با صدای اجرای نمایش جذب شود یا قبل از برگزاری رویداد با تحقیقات تخصصی انتخاب و دعوت شده باشد. طراحی و فضای حاکم بر مکان رویداد، تاثیر خاصی در دیدگاه و توجه مخاطب می گذارد که منجر به تاثیر در نتیجه ایونت هم خواهد شد. برای مثال نمایشی که در یک سالن تئاتر برگزار می شود نسبت به نمایشی که در یک مکان غیر مرتبط است، تاثیر بسیار بیشتری می گذارد. کارشناسان ادبلو با آگاهی و تجربه نسبت به نیازهای رویدادها، بهترین مکان ها را برای آن ها انتخاب و معرفی می کنند. همچنین ممکن است بعضی از رویدادها نیاز به گرافیک محیطی، استند، پرچم، گل آرایی، ماکت و یا آتش بازی داشته باشند که نیروهای حرفه ای باید آن ها را انجام دهند تا مشکلی به وجود نیاید. نورپردازی مناسب هم باید وجود داشته باشد چون اگر بشکل صحیح انجام نشود می تواند باعث آزردگی مخاطبان شود. بعلاوه اضافه کردن یک موسیقی زیبا بشکل تک نوازی، دو نوازی یا گروهی، تاثیر و جلوه مهمی بر خواهد داشت. برای برگزاری ایونت، که موجب تجمع تعداد زیادی از افراد می‌شود، نیازمند دریافت مجوز از شورای شهر یا شورای محله است. برای مثال اگر مراسم افتتاحیه ای بدون مجوز برگزار شود، ممکن است به دلیل تجمع و ازدحام جمعیت، مشکلات زیادی برای همسایه‌ها و ترافیک شهری به وجود بیاورد؛ در چنین شرایطی معمولا نیروی انتظامی، با برگزار‌کنندگان این رویداد، برخورد جدی می‌کند. پس عقلانی ترین راهکار برای مقابله با چنین ناهماهنگی هایی استفاده از نظرات تخصصی و مجرب است.

اطلاع رسانی و زمان بندی صحیح برگزاری رویداد یا ایونت

گام بعدی در برگزاری رویداد یا ایونت، انتخاب صحیح ترین راه برای اطلاع رسانی است. باید با توجه به نوع ایونت از یکی از راه های تبلیغات میدانی، ارسال دعوتنامه، اطلاع رسانی همگانی از طریق وب سایتی که برای ایونت طراحی شده است استفاده کرد؛ اما حتما هر کدام از این اطلاع رسانی ها باید بصورت تخصصی شکل بگیرد تا مخاطب جذب شود که در آن شرکت کند. کارشناسان ادبلو باتوجه به مسائل لازم، وب سایت رویداد و یا حتی دعوتنامه های منحصر به فردی را برای شما به بهترین شکل ممکن طراحی می کنند. در قسمتی هم شاید بتوان گفت یکی از مهم ترین قدم هایی که در ابتدای مدیریت یک پروژه رویداد باید برداشته شود، مشخص کردن تاریخ رویداد و همچنین ترتیب فعالیت‌ هایی است که باید در آن انجام شود. زمان بندی در این رویداد بسیار حائز اهمیت است، زمانی که برای رویداد در نظر گرفته می شود باید مناسب ترین زمان ممکن باشد؛ مثلا شما اگر در سال یک بار برگزار کننده یک همایش ورزشی می باشید، باید در یک روز خاص با در نظر گرفتن تقویم همایش خود را برگزار کنید تا نتیجه بهتری به دست آورید. ترتیب صحیح انجام فعالیت ها در رویداد باعث جلوگیری از خسته کردن و از دست دادن توجه مخاطبان می شود؛ اگر برنامه ریزی نظم ایونت حرفه ای نباشد نتیجه مطلوبی نخواهد داشت. هر رویداد بزرگ، شامل مدیریت پیچیده زمان، برنامه ریزی و هماهنگی فعالیت افراد مختلف است. زمان رویداد از این جهت مهم است که حتما باید اشخاص مهمی که در نظر دارید، بتوانند در آن شرکت کنند، پس باید زمانی انتخاب شود که در آن همه افراد توانایی رساندن خود به مراسم را داشته باشند. مسائلی مانند هزینه‌ های سفر و در دسترس بودن بلیط های اتوبوس، قطار و هواپیما، حتی شرایط جاده ها و آب و هوا برای افرادی که از راه دور خود را به رویداد می رسانند باید بررسی شود. پس زمان ابلاغ اطلاعیه رویداد هم باید بشکلی برنامه ریزی و انجام شود که هم فرصت مناسب را به مهمانان برای حضور بدهد و هم باعث فراموش شدن آن نشود، تمامی این نکات باید بصورت تخصصی بررسی و هماهنگ شوند. فرض کنید یکی از سخنران ها به دستیار شما گفته که نمی تواند در رویداد شرکت کند و دستیارتان فراموش کرده این موضوع را اطلاع بدهد، یا کاتالوگ و بروشورهای ارائه، بدلیل عدم وجود برنامه صحیح آماده نشده اند. ادبلو میتواند تمام این دغدغه ها را از بین ببرد و با برنامه ریزی مفید و کاربردی، رویداد را بصورت منحصر به فرد و اختصاصی برگزار کند. ثبت نام در سامانه ی همایش بیزنس شما میتواند پرستیز خاصی ایجاد کند و کاری منحصر به فرد است، شما با انجام چنین ریزه کاری های جذابی، مهم بودن رویداد را به نمایش خواهید گذاشت و نکته مهم تر اینکه می دانید چه تعداد افرادی برای این همایش در کنار شما خواهند بود. در کنار این ها استفاده از کارت عضویت و کارت ورود هم رویداد شما را ویژه تر خواهد کرد؛ ادبلو با ساخت سامانه اینترنتی با طراحی زیبا و شیک شما را در این مرحله از کار هم سربلند می کند.

شبکه های اجتماعی در اجرا رویداد یا ایونت

انتخاب ابزار و شبکه های اجتماعی مناسب می تواند به شما در اجرای بهتر رویداد کمک کند، شما برای انتخاب بهترین این شبکه ها باید چندین مسئله را بررسی کنید تا هم متناسب با رویداد و هم از نظر کارایی برای مخاطبان شما مفید باشد. به عنوان مثال شبکه های اجتماعی مانند توئیتر می تواند اپلیکیشن مناسبی برای اظهار نظرات شرکت کنندگان باشد اما در همایشی که شرکت کنندگان آنها غالبا افراد سنتی هستند، استفاده از توئیتر نمی تواند مناسب باشد. شبکه های اجتماعی به دلایل مختلفی مانند دسترسی آسان در شبانه روز و محبوبیت فراوان، یکی از بهترین راه ها برای ارتباط با مخاطبانی است که می خواهید در رویدادهای شما شرکت کنند یا در صورت عدم شرکت، نسبت به آن آگاهی داشته باشند. حتی استفاده از پوشش خبری هم می تواند کمک شایانی برای اثرگذاری رویداد باشد، همانطور که می دانید برگزاری یک رویداد جذاب نکات ریز و درشت بسیاری دارد؛ مثلا در همین موضوع مواردی مثل صدابرداری و پخش صدا، نورپردازی و عوامل محیطی باید با کیفیت و مناسب باشند؛ پس کمک گرفتن از یک تیم متخصص که در زمینه اجرای رویداد تجارب دارند، بهترین راه است.

انتخاب مجری و سخنران در اجرای رویداد یا ایونت

مجری و سخنران ها می توانند در بازخورد ایونت شما نتیجه مفیدی را به همراه داشته باشند، چون اجرای خوب یک مجری حرفه ای می تواند برنامه شما را طبق برنامه پیش برده و از به وجود آمدن حاشیه جلوگیری کند، انتخاب اینکه مجری خانم باشد یا آقا هم بستگی به نیازهای رویداد دارد. اگر صحبت های سخنران جذاب باشد می تواند باعث جلب رضایت کامل حضار شود و حتی در ترغیب حضور آن ها در رویداد بعدی، اثرگذار باشد؛ چون سخنران ها تمامی توجه مخاطبان را به خود جلب می کنند و در دیدگاهشان بیشترین اثر را خواهند گذاشت، پس برای انتخاب سخنران باید اهمیت بسیاری قائل شد. این نکته را در نظر داشته باشید که در رویدادهای آموزشی و کنفرانس ها این روش از اهمیت بیشتری برخوردار است. همچنین باید در انتخاب مجری، برنامه ریزی های رویداد از پیش در نظر گرفته شوند تا بتوان جلساتی برای آگاهی کامل تشکیل داد، بهترین مجری ها هم اگر در جریان برنامه نباشند کارایی لازم را نخواهند داشت؛ این جلسات به شما کمک می کنند تا علاوه بر اینکه جلوی بسیاری از ناهماهنگی ها گرفته شود، به خوبی اهداف رویدادتان به مجری تفهیم گردد و در روز اجرا مجری به توانایی ها و اهداف شما به عنوان نهاد برگزاری رویداد بیش از پیش اشاره کند. البته استفاده از افراد معروف جامعه در ایونت های غیر تخصصی و تخصصی هم تاثیر مطلوبی خواهد داشت. ادبلو با داشتن مهارت و دانش در این مسائل و کادری حرفه ای شما را در راستای برگزاری ایونت و اجرایی جذاب یاری خواهد کرد.

ادبلو در برگزاری رویداد یا ایونت

یکی از مزایای ادبلو، داشتن تیم حرفه ای ساخت استیج و دکوری است که طراحی آن ها هر بیننده ای را شگفت زده می کند. در قسمت پذیرایی هم با سرو غذا، میان وعده، دسر و نوشیدنی های سرد و گرم بهترین کیفیت موجود را برای یک رویداد عالی ارائه می دهد. تیم عکاسی و فیلم برداری ادبلو با امکانات و وسایل ویژه کار خود را انجام می دهند تا بهترین ها را به وجود بیاورند؛ بعلاوه استفاده از تلویزیون های ال ای دی برای راحتی بیشتر حضار و یا ویدئو مپ و پخش لایو پروژه را تکمیل می کند. از مزایای دیگر این آژانس تخصصی، غرفه سازی، پاپ آپ و استفاده از کانتر در صورت خواسته و نیاز شما است؛ استفاده از مواردی مانند استندها و پوسترهایی که طراحی دلنشینی دارند بر جذابیت بصری رویداد می افزاید. موکاپ کنگره را هم به درخواست خودتان می توانید در برگزاری داشته باشید. وجود استندآپ و سرگرمی هم روش هایی است که فضای رویداد را تغییر می دهد و باعث ایجاد فضایی دلنیشین می شود، این نوع از مزایت ها مخاطبان خاص خود را جلب می کنند؛ تیم ادبلو این امکانات را با بسته های مقرون به صرفه به وجود می آورند. شما باید برای اینکه یک ایونت خوب داشته باشید و بتوانید آن را بشکل مفید و صحیحی برگزار کنید، نسبت به همه هزینه ها تجربه و آگاهی داشته باشید که فهرست لازم را تهیه کنید. این لیست می تواند شامل هزینه های سالن برگزاری، فیلم برداری، عکاسی، پذیرایی، دستمزد کارکنان و… باشد. آژانس ادبلو این امکان را برای شما فراهم می سازد که با کم ترین هزینه ها به بهترین کیفیت برسید. پس از اتمام مراسم، باید از محتواهای تهیه شده بشکل مناسبی استفاده کرد، با اجرای تنظیمات لازم بر محتواها، می توانید از آن ها در وب سایت و صفحات شخصی بیزنس و کسب و کارتان استفاده کنید تا کسانی که حضور نداشتند ترغیب به حضور در رویدادهای بعدی شوند و یا حتی به نحوی مخاطبانی جدید جذب کنید. کافیست با کارشناسان و مشاوران ادبلو تماس بگیرید و هر سوالی که در این حوزه دارید بپرسید تا نسبت به تمام زوایای برگزاری رویداد اشراف کامل پیدا کنید.

عکسبرداری معماری

عکسبرداری معماری مانند دیگر شاخه های عکاسی صنعتی و تبلیغاتی یک شاخه کاملا تخصصی محسوب می شود. حتی به نظر برخی کارشناسان به دلیل اینکه

Read More »

تولید محتوا در اینستاگرام

وقتی اسم سوشال مدیا یا شبکه های اجتماعی می آید، شاید اولین چیزی که به ذهن ما می رسد اینستاگرام باشد. در حال حاضر اینستاگرام

Read More »

دریافت تیک آبی اینستاگرام

یکی از بزرگترین مشکلات مخاطبان با پیج های بیزینس و کسب و کار در اینستاگرام، اعتبار آن پیج است. حتما برای شما هم اتفاق افتاده

Read More »

برگزاری کنفرانس

برگزاری کنفرانس با وجود مزایایی که دارد، دردسرهایی هم به دنبال می‌آورد که گاهی باعث به‌هم‌ریختن همه چیز می‌شود. کافیست یکی از کارها درست پیش

Read More »

عکسبرداری صنعتی و تبلیغاتی

عکسبرداری صنعتی و تبلیغاتی گونه هایی از عکاسی هستند که بیشتر جنبه مادی دارند و در جهان امروزی کاربردهای فراوانی دارند. می توان گفت این

Read More »

تبلیغات اینستاگرام

در میان شبکه های اجتماعی، اینستاگرام بخصوص در ایران از محبوبیت ویژه ای برخوردار است. همین امر باعث شده این شبکه اجتماعی به یکی از

Read More »
سوالی دارید؟ با ما صحبت کنید!
رایگان مشاوره شوید!
سلام! برای چت در WhatsApp پرسنل پشتیبانی که میخواهید با او صحبت کنید را انتخاب کنید
ما معمولاً در چند دقیقه پاسخ می دهیم